Im Wandel der Zeit: Ratsinformationen für alle

Konstanz setzt seit vielen Jahren auf digitale Transparenz

Seit 2014 nutzt Konstanz das Informationsportal „Allris“. In dem Portal sind alle Sitzungstermine öffentlich einsehbar, etwa des Gemeinderats. Zusätzlich stellt die Stadt Sitzungsunterlagen und -protokolle online zur Verfügung. Das ist eine Besonderheit, sowohl im heutigen Städtevergleich als auch aus historischer Perspektive. Entscheidungen, die die Stadt und damit ihre BürgerInnen betreffen, wurden schon im 14. Jahrhundert in sogenannten Ratssitzungen getroffen. Vermutlich fanden diese ersten dokumentierten Sitzungen hinter verschlossenen Türen statt. Das damalige Ratsgremium bestand ausschließlich aus Männern. Die Anzahl der Ratsmitglieder war deutlich kleiner als heute, allerdings lebten in Konstanz damals auch deutlich weniger Menschen. Die Sitzungen fanden wahrscheinlich einmal monatlich statt. Beratungen in Untergremien sind nicht überliefert. Damals gab es nur handschriftliche Dokumentationen und Informationen als Beratungsgrundlage – der Buchdruck war noch nicht erfunden und PCs in weiter Ferne.

Konstanz legt Wert auf transparente Information

Heute leben in Konstanz ca. 87.000 Menschen (Quelle: Konstanz in Zahlen, Stand: 31.12.2024). 40 StadträtInnen und der Oberbürgermeister bilden zusammen den gewählten Gemeinderat, der nach intensiver Beratung Entscheidungen für die Stadt und die KonstanzerInnen trifft. Sitzungsunterlagen stehen heutzutage digital zur Verfügung. Die Öffentlichkeit zu informieren und Transparenz über Beratungs-, Umsetzungs- und Entscheidungsprozesse zu schaffen, ist selbstverständliche und gelebte Praxis. Dabei legt die Stadt besonderen Wert darauf, den BürgerInnen möglichst alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die auch dem Gemeinderat als Entscheidungsgrundlage vorliegen.

Dazu gehört auch, die Dokumente langfristig verfügbar zu halten, sodass die Öffentlichkeit in den Sitzungsvorlagen recherchieren kann. In der Regel sind die öffentlichen Sitzungsunterlagen ab dem Zeitpunkt online im „Allris“ Informationsportal verfügbar, ab dem die Einladung zu einer Sitzung versandt ist.

Von der Handschrift zum PC

Bis das möglich war, ist Konstanz einen langen Weg gegangen: Während in früheren Jahrhunderten zunächst nur für einen sehr kleinen Teil der Bevölkerung Einblicke in die handschriftlichen Ratsprotokolle und Unterlagen möglich waren, konnten die BewohnerInnen der Stadt sich im 20. Jahrhundert immerhin schon vor Ort im Rathaus zum aktuellen Stadtgeschehen informieren, Unterlagen einsehen und Entscheidungen nachvollziehen.

Mit dem Einzug der PCs in die Verwaltung 1988/89 wurde der erste Vorläufer des heutigen Ratsinformationssystems in Betrieb genommen. Das Programm „Kommunaler Sitzungsdienst“ diente einem kleinen Kreis von Verwaltungsmitarbeitenden zur Nachbereitung von Sitzungen und der Recherche.

Die ersten Unterlagen gehen manuell online

Ende der 1990er-Jahre kam in Konstanz verwaltungsintern die Idee auf, die Einladung zur Gemeinderatssitzung sowie die entsprechenden Unterlagen im Internet auch für die Öffentlichkeit zuganglich zu machen. Die Nutzung war zunächst sperrig – sowohl für die Verwaltung als auch für die Öffentlichkeit: Die Unterlagen wurden manuell in ein Dateiverzeichnis geladen und später wieder gelöscht – Speicherplatz war kostbar. Eine digitale Recherche war für die BürgerInnen noch nicht möglich. Sehr schnell wurde klar: Es braucht ein strukturierteres System.

Konstanz baut sein eigenes Informationssystem

2001-2003: Die Geburtsstunde des „Ratsinformationssystems“ (RIS) war gekommen. Das erste RIS entstand in vielen Stunden Zusammenarbeit von der IT-Abteilung und der Geschäftsstelle Gemeinderat und aus eigenen Mitteln. Je mehr Nutzungsmöglichkeiten, beispielsweise ein langfristiger Zugriff auf Dokumente oder Recherchemöglichkeiten, eingebaut wurden, desto komplexer wurde die Arbeit und neue Herausforderungen, wie eine Berechtigungsverwaltung, waren zu bewältigen. 2004 ging das RIS dann online. Das selbst gebaute System gab der Verwaltung die Möglichkeit, Vorlagen direkt im System zu erstellen, sodass sie für die BürgerInnen digital verfügbar waren.

Zehn Jahre "Allris"

Mittlerweile sind die Anforderungen an Software und Datensicherheit deutlich komplexer. Für die Entwicklung von Software und deren dauerhafte Aktualisierung sind erhebliche Ressourcen erforderlich. Deshalb hat die Stadtverwaltung 2014 vom „selbstgestrickten“ RIS auf eine nun auf dem Markt verfügbare Lösung umgestellt: Das „Allris“ Informationsportal. Im „Allris“ sind neben den Tagesordnungen von Sitzungen und den Sitzungsunterlagen viele weitere Informationen an einer Stelle zusammengeführt. Beispielsweise sind die Mitglieder des Gemeinderates und deren Kontaktdaten abrufbar, der Gremienkalender kann tagesaktuell eingesehen werden und BürgerInnen können sowohl zu zurückliegenden als auch zu kommenden Sitzungen recherchieren.

Text, Audio und Video: Ratsinformationen multimedial

Die jeweils letzte Gemeinderatsitzung gibt es online zum Nachschauen als Videopodcast unter konstanz.de/podcast. Daneben bietet das "Allris" zu den Sitzungen umfassende Informationen sowohl für die Mitglieder des Gemeinderats und die Verwaltung als auch für die KonstanzerInnen. Es ist abrufbar unter konstanz.de/gemeinderat.

Die Geschäftsstelle Gemeinderat

Die Geschäftsstelle Gemeinderat organisiert die Sitzungen des Gemeinderates, diverser Ausschüsse und Gremien. Zu ihren Aufgaben zählen die Terminplanung und -koordination, die Einladung, die organisatorische Betreuung vor und während der Sitzung, die Erstellung und die Protokollierung der Sitzungen. Sie betreut außerdem die Offenlagen. Ferner organisiert sie bei Bedarf Ortstermine, Klausurtagungen und sonstige Veranstaltungen des Gemeinderates. 

Das Ratsinformationssystem „Allris“ wird von der Geschäftsstelle Gemeinderat administrativ betreut. Für die dezentralen protokollführenden Geschäftsstellen ist die Geschäftsstelle Gemeinderat Anlaufstelle bei Rückfragen und Problemen. Zudem ist in der Geschäftsstelle Gemeinderat der Bereich Service Kommunalrecht angesiedelt. Die Geschäftsstelle Gemeinderat ist der Ansprechstelle für die Fachbereiche zu den Fragen des kommunalen Rechts.

Die Einwohnerfragestunde

·Was ist die Einwohnerfragestunde? Eine Möglichkeit für KonstanzerInnen oder lokale Unternehmen, dem Oberbürgermeister,
den Bürgermeistern und der Verwaltung Fragen zu Gemeindeangelegenheiten zu stellen, Anregungen und Anliegen vorzubringen.
·Wann findet sie statt? In jeder öffentlichen Gemeinderatssitzung, also einmal pro Monat. Eingeplant in der Regel gegen 18 Uhr, es sei denn, es gibt Verschiebungen aufgrund der Tagesordnung.
·Wie läuft sie ab? Wenn möglich, beantwortet Oberbürgermeister Uli Burchardt die gestellten Fragen und Anliegen direkt. Wenn das nicht möglich ist, werden Kontaktdaten aufgenommen und es folgt eine Antwort im Nachgang.