Über uns

"DigiPro" steht für "Digitale Prozesse für die Stadtverwaltung Konstanz" und ist ein Team im Personal- und Organisationsamt, das sich aus Personen aus den Abteilungen "Organisation & Service" und "Informationstechnik & Logistik" zusammensetzt. Das DigiPro-Team wurde im Jahr 2019 als Ergebnis einer Workshop-Reihe gegründet.

Die Hauptaufgabe des DigiPro-Teams besteht darin, bestehende Arbeitsabläufe aufzunehmen und diese neu zu denken. Gemeinsam mit den betroffenen Fachabteilungen wird der bestehende Arbeitsablauf analysiert und den Wünschen der Fachabteilung entsprechend optimiert. Anschließend wird überprüft, ob der optimierte Arbeitsablauf vollständig oder in Teilen digitalisiert werden kann.

Bei der Digitalisierung des Arbeitsablaufs wird streng darauf geachtet, dass der Kunde und die Fachabteilung im Mittelpunkt stehen und der Ablauf für alle Beteiligten so einfach wie möglich ist. Diese Vorgehensweise wird "Nutzerzentrierung" genannt. Sobald der Arbeitsablauf als digitaler, nutzerzentrierter Prozess umgesetzt wurde, organisiert das DigiPro-Team die Live-Schaltung, Schulungstermine und Rückblick-Termine, um die Rückmeldungen zum Prozess gemeinsam mit der Fachabteilung zu besprechen.

Das Motto der DigiPro lautet: "Abläufe, die Spaß machen!"

Aktuelle Mitglieder des DigiPro-Teams

Portrait-Foto Patrick Bruns

Patrick Bruns

Hallo, mein Name ist Patrick Bruns. Ich bin Wirtschaftsinformatiker mit Schwerpunkt Verwaltungsinformatik und beschäftige mich insbesondere mit der Umsetzung des OZG und digitalen Bürgerservices. Die Herausforderung die Verwaltungsabläufen in digitale, nutzerzentrierte Prozesse zu wandeln, finde ich eine unheimlich spannende Aufgabe. Neben dem DigiPro-Team bin ich auch Teil der städtischen IT-Abteilung. Die Arbeit hier macht Spaß und ist wahnsinnig vielseitig.

Portrait-Foto Mareike Dassow

Mareike Dassow

Hi, ich bin Mareike Dassow. Als Organisationsentwicklerin gehören Planung und Prozessoptimierung für mich zum Alltag. Da ich Quereinsteigerin in der Verwaltung bin, hinterfrage ich dabei vieles kritisch – gerne auch mal unbequem. Mein originäres Aufgabengebiet bestreite ich überwiegend als Einzelkämpferin, und so ist die Arbeit in einem interdisziplinären Team eine herausfordernde Abwechslung, die mir viel Spaß macht.

Portrait-Foto Immacolata Fasano

Immacolata Fasano

Hallo, mein Name ist Immacolata Fasano.
Ich bin Fachinformatikerin, Fachrichtung Systemintegration und übernehme den technischen Part für die internen Arbeitsprozesse des DigiPro-Teams. Außerdem macht es mir Spaß, Marketing-Slogans für das DigiPro-Team zu erstellen.
Abgesehen von meinen Aufgaben im DigiPro-Team, arbeite ich in der städtischen IT-Abteilung. Ich mag meine Arbeit, da sie sehr vielfältig ist.

Portrait-Foto Marina Müller

Marina Müller

Hallo, ich bin Marina Müller und als Wirtschaftsinformatikerin analysiere ich gerne Geschäftsprozesse und freue mich, wenn ich zu deren Optimierung und Digitalisierung beitragen kann. Mit einer Mischung aus agilen und klassischen Werkzeugen bewältige ich spannende und komplexe Aufgaben. Die Arbeit in einem interdisziplinären Team ist die perfekte Ergänzung zu meinen alltäglichen Herausforderungen als Teamleitung.

Unsere Arbeitsweise

Eine liegende Acht, die den Prozesszyklus darstellt

Die Prozessmanagement-Methode

Um aufwändige Arbeitsabläufe für die Fachabteilungen einfacher und effizienter zu gestalten, möchte das DigiPro-Team verstehen, weshalb die vorhandenen Arbeitsabläufe auf diese Weise durchgeführt werden. Hierfür bedient sich das DigiPro-Team agiler und neuer Arbeitsmethoden.

Es werden Workshops mit den betroffenen Fachabteilungen durchgeführt, in welchen der Arbeitsablauf analysiert wird. Darüber hinaus werden die Wünsche und Anforderungen aller am Arbeitsablauf beteiligten Personen aufgenommen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. In diesem Workshops werden die Ist- und Wunsch-Abläufe aus den verschiedenen Blickwinkeln mittels Post-Its aufgenommen und auf Flipcharts oder der Wand aufgeklebt. Diese Ergebnisse aus den Workshops werden auf die technische Umsetzbarkeit geprüft, woraus anschließend verschiedene Handlungsalternativen entstehen, die den Fachabteilungen vorgelegt werden.

Nachdem die Fachabteilungen sich für eine Handlungsalternative entschieden hat, wird ein Prototyp des optimierten Arbeitsablaufes erstellt. Dieser Prototyp kann in digitaler Form oder auf dem Papier über Zeichnungen erstellt werden. Anschließend wird der Arbeitsablauf in digitaler Form umgesetzt. Sobald der erste Entwurf fertig gestellt ist, werden mit allen betroffenen Personen User Tests durchgeführt, in welchen die Beteiligten die Möglichkeit haben, den Entwurf zu testen und anschließend eine Rückmeldung zu geben.

Sobald das Endprodukt von allen Beteiligten für gut befunden wird, wird dieses in die produktive Umgebung übernommen und Schulungen durchgeführt. Da es sich hierbei um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt, setzt sich das DigiPro-Team nach einer gewissen Zeit noch einmal mit allen Beteiligten in Verbindung, um zu analysieren, was seit der Implementierung des digitalen und nutzerzentrierten Arbeitsprozesses gut und was noch nicht so gut funktioniert hat.

Vollständiges Aufgabenportfolio der DigiPro

Prozessdigitalisierung
     Prozessaufnahme in gemeinsamen Workshops mit allen Stakeholdern
    Prozessanalyse mit agilen Methoden
    Begleitung des Optimierungsprozesses über den gesamten Entwicklungszyklus
    User Tests von nutzerzentrierten Prototypen

Prozessmanagement
    Aufbau eines zentralen Geschäftsprozessmanagements in der Verwaltung
    Prozessdokumentation der Verwaltungsprozesse als Ausgangspunkt für zielgerichtete Prozessdigitalisierung

Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
    Umsetzung des OZG
    Beratung bei Fragen zum OZG

Beratung und interne Schulung zum Thema agiles Prozessmanagement und agile Arbeitsmethoden